Contrato de encargo del tratamiento

Versión 2026-10-11.3.

Partes

Este contrato es el encargo del tratamiento del artículo 28 del RGPD entre el hotel que contrata PolarPuffin, como responsable del tratamiento, y POLARGATE S.L. (CIF B24895005), como encargado. Forma parte de las condiciones del servicio y se acepta con ellas, al pagar. En lo que no diga, se aplican esas condiciones.

Objeto y duración

El encargado trata los datos solo para prestar al hotel el servicio que ha contratado: reunir sus reseñas de Google, TripAdvisor y Booking, analizarlas, preparar los informes, las alertas, las mediciones y los borradores de respuesta, y mandarlos por correo. El encargo dura lo mismo que la suscripción.

Qué datos y de quién

Los datos personales que contienen las reseñas del hotel y lo que se prepara con ellas para el hotel (informes, alertas y borradores de respuesta). Las reseñas son públicas.

Antes del análisis se quitan el nombre de quien escribe y el enlace a su perfil (seudonimización). El texto puede seguir conteniendo datos personales, como el nombre de un empleado o de otro cliente; en los informes se cambia por «[nombre]».

Interesados: quienes escriben las reseñas (los clientes del hotel) y las personas que se nombran en ellas, como el personal.

No se buscan categorías especiales de datos. Si una reseña contiene alguna, no se usa.

Lo que queda fuera

Los datos de contacto, de cuenta y de facturación del hotel los trata POLARGATE S.L. como responsable propio, según la política de privacidad, y no según este contrato. Lo mismo el informe gratis y la prueba gratis, antes de contratar: para prepararlos, POLARGATE S.L. trata las reseñas como responsable, con el interés legítimo de dar al hotel lo que ha pedido.

Instrucciones

El encargado trata los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del hotel: este contrato, las condiciones del servicio y lo que el hotel pida por escrito. Si una ley le obliga a otra cosa, se lo dice antes al hotel, salvo que esa ley lo prohíba. Si cree que una instrucción infringe el RGPD u otra norma de protección de datos, se lo dice de inmediato.

Confidencialidad

Las personas de Polargate que tratan los datos están obligadas a guardar secreto, también cuando dejan de hacerlo.

Medidas de seguridad

• Los datos van cifrados en tránsito.
• Solo acceden las personas de Polargate que lo necesitan para prestar el servicio.
• Los datos se tratan en equipos de Polargate y en los subencargados de la lista de abajo, en ningún otro sitio.
• El nombre de quien escribe y el enlace a su perfil se quitan antes del análisis.

Subencargados

El hotel da una autorización general por escrito para que el encargado use subencargados. Hoy son estos:

Anthropic, PBC

Estados Unidos. Analiza el texto de las reseñas con Claude. No entrena sus modelos con los datos que recibe por su API comercial.

Google Ireland Limited

Irlanda. Google Workspace, con el que se mandan los informes por correo.

Cambios de subencargado

Antes de añadir o cambiar uno, el encargado avisa al hotel por correo con 30 días de antelación. El hotel puede oponerse y, si no se llega a un acuerdo, cancelar antes de que el cambio se aplique. Cada subencargado queda obligado a lo mismo que este contrato.

Transferencias internacionales

Cuando un subencargado trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea y, si el proveedor está adherido, en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

Derechos de los interesados

Si alguien pide al encargado acceder a sus datos, rectificarlos, suprimirlos, oponerse o ejercer otro derecho, el encargado se lo pasa al hotel sin demora. Ayuda al hotel a atender esas peticiones con las medidas técnicas y organizativas a su alcance.

Brechas de seguridad

Si el encargado conoce una brecha que afecte a los datos, avisa al hotel sin dilación indebida y como mucho en 48 horas desde que la conoce, con lo que sepa: qué ha pasado, qué datos y qué personas pueden estar afectados, qué consecuencias puede tener y qué se ha hecho. Después le ayuda a notificarla a la autoridad de control y a los afectados si hace falta.

Evaluaciones de impacto

El encargado ayuda al hotel con las evaluaciones de impacto y las consultas previas a la autoridad de control que tenga que hacer, con la información de que disponga.

Al terminar

Cuando termina la suscripción, el encargado borra los datos o, si el hotel lo pide antes, se los devuelve, en los 30 días siguientes. Solo guarda lo que una ley le obligue a conservar, y mientras le obligue.

Auditorías

El encargado da al hotel la información necesaria para demostrar que cumple este contrato, primero con documentación. Si no basta, el hotel puede hacer una auditoría, por sí mismo o con un auditor que elija, con un aviso razonable y a su cargo.

Otros textos legales

Condiciones del servicio · Política de privacidad · Política de cookies · Aviso legal

Para cualquier consulta sobre esta página, escribe a hello@polargate.ai.